Broninformatie
Begin met klant, overeengekomen scope en projectfase.
Praktische procesoplossing · SolvCRM+
Wijzigingen en risico’s in projecten vastleggen
Mondeling afgesproken wijzigingen worden lastig te reconstrueren bij oplevering. Leg wijzigingsverzoeken vast met omschrijving, oorzaak, budgeteffect en expliciet akkoord.
Kort antwoord
Wijzigingen en risico’s in projecten vastleggen
Registreer wijzigingsverzoek, impact, beoordeling en akkoord naast de oorspronkelijke afspraak. Maak onderscheid tussen interne risico's, overeengekomen meerwerk en werkzaamheden die nog niet zijn goedgekeurd.
Procesonderdelen
Welke onderdelen dezelfde opdrachtinformatie gebruiken.
Verwerking
Gebruik taken en uren bij de verantwoordelijke projectfase zonder gegevens opnieuw over te typen.
Controle
Maak projectstatus, budget en de daarbij behorende goedkeuring zichtbaar voor de bevoegde medewerker.
Vervolg
Koppel het resultaat aan oplevering, nacalculatie en facturatie als de inrichting dit ondersteunt.
Herkenbare situatie
Herkent u deze situatie?
Meerwerk of een wijziging wordt telefonisch afgesproken en pas bij de nacalculatie opgemerkt.
De overdracht naar de volgende stap is niet voor alle betrokkenen duidelijk.
Verschillen tussen aanvraag en offerte en oplevering en nacalculatie zijn niet altijd terug te vinden.
Dagelijkse praktijk
Zo ziet dit er in de praktijk uit
Mondeling afgesproken wijzigingen worden lastig te reconstrueren bij oplevering.
Tijdens de uitvoering blijkt extra materiaal nodig; het team registreert het verzoek en vraagt eerst akkoord voordat het als overeengekomen meerwerk wordt behandeld.
Registreer wijzigingsverzoek, impact, beoordeling en akkoord naast de oorspronkelijke afspraak.
- Brongegevens: klant, overeengekomen scope en projectfase
- Uitvoering: taken en uren bij de verantwoordelijke projectfase
- Controle: projectstatus, budget en de daarbij behorende goedkeuring
In SolvCRM+
Wat gebeurt er vervolgens in SolvCRM+?
Een werkbare inrichting verbindt klant, overeengekomen scope en projectfase met oplevering, nacalculatie en facturatie.
Leg eerst klant, overeengekomen scope en projectfase vast op de correcte CRM-relatie of opdracht. De gegevens horen bij bestaande dossiers; er wordt niet automatisch een tweede klant aangemaakt.
Maak onderscheid tussen interne risico's, overeengekomen meerwerk en werkzaamheden die nog niet zijn goedgekeurd.
- Begin met één concreet dossier
- Controleer de overdracht en rechten
- Test een afwijking voordat u automatiseert
Proces in SolvCRM+
Zo loopt informatie gecontroleerd door het proces
Voor projectdossiers, voortgang, taken, uren en nacalculatie is vooral de overdracht tussen stappen belangrijk: wie heeft wat vastgelegd en wat gebeurt er daarna?
- 01
Aanvraag en offerte
De geaccepteerde offerte bevat de omvang, contactpersoon en afspraken voor het project.
- 02
Project en budget
Maak fases, budgetregels en verantwoordelijken zichtbaar voordat het team begint.
- 03
Taken en planning
Plan taken met capaciteit en afhankelijkheden; leg verschuivingen op één plek vast.
- 04
Uren en uitvoering
Medewerkers registreren gewerkte uren en voortgang bij het juiste project.
- 05
Oplevering en nacalculatie
Controleer opleverpunten en werkelijke kosten vóór afsluiting en eindfacturatie.
Veelgestelde vragen
Vragen over deze procesinrichting.
De exacte mogelijkheden hangen af van de gekozen modules, inrichting, koppelingen en eventuele maatwerkuitbreidingen.
Hoe ziet de eerste stap er in de praktijk uit?
Tijdens de uitvoering blijkt extra materiaal nodig; het team registreert het verzoek en vraagt eerst akkoord voordat het als overeengekomen meerwerk wordt behandeld. Registreer wijzigingsverzoek, impact, beoordeling en akkoord naast de oorspronkelijke afspraak.
Hoe voorkomt u fouten of dubbele invoer?
Gebruik klant, overeengekomen scope en projectfase als uitgangspunt. Controleer projectstatus, budget en de daarbij behorende goedkeuring en werk pas daarna verder naar oplevering, nacalculatie en facturatie.
Kan dit aansluiten op onze huidige inrichting?
De bestaande SolvCRM+-modules zijn het uitgangspunt. Afwijkende workflows en externe koppelingen worden op aanvraag beoordeeld en zo nodig gecalculeerd. Maatwerk en licenties worden vooraf afgestemd; een SLA is een afzonderlijke serviceafspraak.
Uw eigen proces als uitgangspunt
Bekijk hoe SolvCRM+ uw huidige werkwijze kan verbinden.
Gebruik een echte aanvraag, offerte, order, project of werkbon in de demo. Dan wordt direct zichtbaar waar gegevens kunnen doorlopen en welke handmatige overdrachten kunnen verdwijnen.
Van analyse naar uitvoering
Bespreek uw situatie met SolvCRM+
Stel uw vraag of vraag een offerte aan. Uw eventuele scanuitkomst gaat mee met uw aanvraag.